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Super Guide Gmail – Partie 5: Gestion des contacts et des tâches

Alexandre Carlier

Alexandre Carlier

  • Mise à jour:

Gmail est le webmail puissant et populaire de chez Google. Pionnier en matière d’espace de stockage à rallonge et de fonctionnalités révolutionnaires, Gmail peut paraître un peu brouillon pour l’utilisateur novice qui ne sait pas bien où attaquer lorsqu’il se crée un compte.

OnSoftware vous explique tout ce qu’il faut savoir sur Gmail pour parfaitement organiser votre nouvelle boîte email.

Partie 5: Gestion des contacts et des tâches


Dans la cinquième partie de ce dossier, nous allons apprendre à ordonner nos contacts pour mieux les retrouver et éviter de garder en mémoire des adresses inutiles. Nous jetterons également un oeil à la liste des tâches sur Gmail.

Lire la Partie 1: Présentation de l’interface

Lire la Partie 2: Lire et écrire des emails

Lire la Partie 3: Libellés et Messagerie instantanée

Lire la Partie 4: Paramétrage et personnalisation


Où sont les contacts et les tâches sur Gmail?

Les contacts et la liste des tâches se trouvent en haut à gauche de la page, en cliquant sur la petite flèche à côté du nom “Gmail“. Choisir Contacts envoie sur une page à part. Choisir Liste des tâches fait apparaître une fenêtre mais permet de travailler dans la même page. Mais nous y reviendrons dans un second temps.

Gestion et organisation des contacts

Pourquoi est-il important d’avoir des contacts bien ordonnés? Tout simplement parce que l’on se retrouve vite submergé d’adresses, utiles ou non, et qu’un bon tri aide à y voir plus clair, notamment lorsque Gmail suggère des contacts lors de l’écriture d’un email et que certains contacts changent d’adresse.

La page générale des contacts est bâtie sur le même modèle que celle de la boîte de réception (voir Partie 1 de notre dossier), à savoir une colonne de gauche comme centre de contrôle et d’organisation, comprenant les groupes de contacts et l’outil de chat (décrit dans la Partie 2 de notre dossier), et une majorité de l’écran occupée par la liste des contacts enregistrés accompagnés de certains de leurs détails.


Cliquez sur l’image pour l’agrandir et mieux cerner les parties auxquelles nous faisons allusion dans cet article

Structure de la colonne de gauche sur la page des Contacts

La colonne de gauche, nous l’avons dit, est un peu le centre névralgique de la page Contacts. Elle permet de s’y guider et de créer une organisation cohérente, notamment par la création de groupes particuliers pour regrouper certaines personnes.

Par défaut, aucun groupe n’existe lorsque vous ouvrez un compte Gmail. C’est à chacun de créer des groupes selon ses besoins et ses envies. A titre d’exemple, vous pouvez créer des groupes Amis, Famille, Collègues et bien d’autres encore selon le profil de vos contacts. Ces groupes apparaissent alors comme sous-groupe de l’intitulé “Mes contacts” où sont regroupées toutes les adresses enregistrées.

Sous ces groupes, et sous le résumé des Cercles Google+ que nous laissons de côté pour nous concentrer uniquement sur Gmail, se trouvent plusieurs options très utiles:

  • Fréquemment utilisés: Regroupe une liste des contacts à qui vous envoyez le plus souvent vos messages. Très pratique lorsque la liste générale devient très longue et que vous avez du mal à vous y retrouver
  • Autres contacts: Regroupe les adresses emails avec lesquelles vous avez entretenu communication d’au moins 1 message et qui ne font pas partie de votre carnet d’adresse
  • Nouveau groupe: Permet simplement d’ajouter un nouveau groupe à la liste de ceux déjà existants
  • Importer des contacts: Permet d’ajouter à votre liste de contacts, une liste pré-existantes, conservée au format CSV ou vCard et crée au préalable à partir d’une autre boîte email
    • Au-dessus de la liste générale, dans l’interface principale, se trouve une petite ligne de Menu qui change si vous avez sélectionné des contacts ou non.

      Si vous n’avez rien sélectionné, celle-ci montre 3 boutons:

      • Tout sélectionner (ou de-sélectionner)
      • Ajouter un contact au groupe sur lequel vous vous trouvez, en écrivant les premières lettres de son nom ou de son adresse email, et à condition que celui-ci fasse déjà parti d’un quelconque groupe de votre compte.
      • Un bouton Plus comprenant plusieurs options générales, telles que l’importation d’une liste de contacts pré-existante, l’exportation de votre liste de contacts actuelle, son impression, une option de recherche de doublons et un outil de restauration sur lesquels nous reviendront plus tard. Vous pouvez aussi choisir de trier les contacts par nom ou prénom.

      Si vous avez sélectionné un ou plusieurs contacts, cette barre de Menu montre 5 boutons:

      • Les boutons pour sélectionner tout ou rien, et rechercher un contact à ajouter au groupe sont identiques
      • Un groupe permettant d’ajouter le ou les contacts sélectionnés à un ou plusieurs groupes que vous avez créé. N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer qui apparaît pour valider vos choix
      • Un bouton en forme d’enveloppe pour écrire immédiatement un email aux contacts sélectionnés
      • Un bouton Plus identique à celui précédemment décrit, avec en plus la possibilité de supprimer les contacts sélectionnés ou les fusionner

      Comment enregistrer un contact sur Gmail?

      Il existe 2 manières principales d’enregistrer un nouveau contact sur Gmail:

      • La première consiste à ouvrir un email envoyé par la personne en question et d’aller cliquer sur une petite flèche dans la colonne de droite, au-dessus des publicités ajoutées par Google. L’option Ajouter aux contacts s’affiche. Un clic et l’action est automatique.
      • La seconde façon se fait manuellement dans la page générale des contacts. Il faut auparavant se munir de l’adresse email de la personne (de mémoire ou via un copier-coller) pour la rentrer à la main dans le champ adéquat. Il suffit de cliquer sur le bouton Nouveau Contact pour ouvrir une page Contact vierge.

      Structure de la page Contact

      La page Contact de Gmail se compose de plusieurs champs, à remplir au choix. Il faut en remplir au moins un pour conserver quelqu’un dans le carnet d’adresse.

      Chaque fiche peut comporter plusieurs champs, dont certains sont accessibles en cliquant sur le bouton “Ajouter” en bas de page:

      • Le prénom et le nom de famille
      • Une photo, à choisir parmi une photo stockée sur l’ordinateur, un album Picasa en ligne ou une adresse Web
      • Une ou plusieurs adresses email (personnelle, professionnelle, etc.)
      • Un ou plusieurs numéros de téléphone (Fixe, travail, mobile, etc.)
      • Une ou plusieurs adresses postales (Domicile, Travail, etc.)
      • Une ou plusieurs dates (anniversaire, fête, etc.)
      • L’URL d’un site internet ou d’un blog en rapport avec ce contact
      • Le lien qui vous unit à cette personne (conjoint, frère, mère, ami, etc.)
      • Des renseignements quant à son travail (fonction, société, etc)
      • Son identifiant sur plusieurs types de messageries instantanées (Google Talk, Skype, MSN, ICQ, etc.)
      • Une note personnelle dans le champ à droite de la page

      La barre de Menu au-dessus de la fiche Contact permet d’ajouter ce contact à un ou plusieurs autres groupes et envoyer un email directement à cette personne. Le bouton Plus permet de supprimer le contact, l’exporter au format CSV ou imprimer sa fiche, afficher les conversations récentes que vous avez entretenues avec ce contact ou modifier l’affichage de cette fiche (professionnelle ou classique, infos relatives à Google+ en-dessous ou sur le côté).

      Fusionner les doublons et restaurer ses contacts

      Gmail possède quelques options intéressantes relatives à la liste des contacts, dont devraient s’inspirer quelques concurrents, notamment la recherche de doublons et la restauration des contacts. Deux options disponibles dans la Barre de Menu de la page Contact générale, sous le Bouton Plus.

      La fonctionnalité permettant de retrouver les doublons fonctionne très simplement. Un clic sur le bouton adéquate et Gmail se charge de tout, tout seul. Le résultat de la recherche s’affiche dans une fenêtre et permet de voir l’ensemble des doublons trouvés. En face de chaque ligne, un bouton Détails permet d’afficher les infos qui peuvent être mises sous un seul et même nom.

      Encore plus fort, Gmail possède aussi une fonctionnalité permettant de restaurer la liste des contacts telle qu’elle était auparavant. Idéal en cas d’effacement à la hâte, de correction inutile ou d’erreur avérée.

      Il suffit d’aller dans la barre de Menu de la page Contact générale, sous le Bouton Plus pour cliquer sur “Restaurer les contacts“. Une fenêtre s’ouvre alors pour présenter les différentes possibilités.

      Cette fonctionnalité n’est possible que dans un délai de 30 jours maximum. Il suffit de paramétrer la fenêtre comme bon vous semble et de laisser le charme agir.

      Liste des tâches Gmail

      Il s’agit ici d’une fonction assez peu connue de Gmail, et donc assez peu utilisée par la majorité de ceux qui ont un compte. Elle permet de créer une “liste de choses à faire“, voire plusieurs listes si vous êtes quelqu’un de très occupé. Pour y accéder, vous devez faire comme pour accéder à la page des contacts, à savoir cliquer sur la petite flèche sous le logo Google, en haut à gauche de la page (voir, première image de ce chapitre. Cela fait apparaître une petite fenêtre en bas à droite de l’interface.

      Cette petite fenêtre présente un champ à remplir selon les missions que vous devez remplir, sur un plan personnel ou professionnel. C’est vous qui choisissez entre “acheter du pain“, “réunion avec le chef” ou “souhaiter l’anniversaire de Samuel“. Il suffit simplement de cliquer dans le champs et commencer à taper. La petite case à gauche est à cocher quand l’action a été réalisée. La petite flèche à droite permet de paramétrer l’évènement en ajoutant une date limite, une note personnelle ou le déplacer vers une autre liste.

      Car Gmail permet de créer plusieurs listes de tâches différentes! Comment faire? Très simple: cliquez sur l’icône en bas à droite de la fenêtre des tâche pour actualiser, renommer, supprimer la liste ou en créer une nouvelle. Sur la même ligne, en allant vers la gauche, vous trouvez un bouton Corbeille pour effacer un évènement sélectionné (attention, un clic est définitif) et un bouton + pour ajouter un évènement à la liste.

      Un bouton Actions tout à gauche de cette même ligne permet de multiples possibilités dans une liste donnée:

      • Mettre en retrait, pour ajouter un alinéa devant un évènement et le détacher du reste
      • Déplacer vers le haut ou vers le bas, pour mieux organiser sa liste
      • Aide et Conseils, pour mieux appréhender la liste des tâches avec l’aide de Google
      • Envoyer la liste par email, pour partager sa liste avec quelqu’un via un message où apparaît chaque point dans une liste à puces
      • Imprimer la liste des tâches
      • Afficher les tâches terminées
      • Trier par date d’échéance
      • Effacer les tâches terminées

      Lire la Partie 1: Présentation de l’interface

      Lire la Partie 2: Lire et écrire des emails

      Lire la Partie 3: Libellés et Messagerie instantanée

      Lire la Partie 4: Paramétrage et personnalisation

      Connaissiez-vous toutes les possibilités de la liste de Contacts sur Gmail? utilisez-vous la liste des tâches? Peut-être connaissez-vous d’autres astuces qui nous ont échappé? Quelles questions vous posez-vous sur Gmail et son fonctionnement? Votre avis nous intéresse dans les commentaires de ce billet.

Alexandre Carlier

Alexandre Carlier

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